グループウェア HotBiz は安心・快適なSaaS/ASPで、すぐに使える情報共有サービスです。

HotBizではじめてみよう 導入後の使い方 仕事のダイエット

仕事のムダをなくしてダイエット

「掲示板」「キャビネット」を利用して、仕事を無理なくダイエットしましょう。

 

社内への通知を簡単で、わかりやすいものに

悩み 総務からの通知は各部門へまとめて連絡、もしくはホワイトボードでの掲示など限られているため、全社員へ確実に伝達できているかどうかわかりません。
できれば総務からの連絡として「直接通知した方がよいのでは」と思っています。
グループウェアに対応できる伝達方法はありますか?

HotBiz の「掲示板」なら、ホームへアクセスした全員に通知を見せることができます。
書式等を参照してもらいたいときには、データを保管できる「キャビネット」を併用します。

使う機能 キャビネット 掲示板
  • 通知前の準備を行います。
    見てもらいたいデータは「キャビネット」に保存します。
  • つぎに「掲示板」へ通知内容を記入します。
    「キャビネット」と「掲示板」は、部署や用途ごとに分類しておきましょう。
    内容を整理できておすすめです。
保存
確認、連絡がやりやすくなることで、単純な作業ほど、よりスムーズな作業で効率アップ。
ページのトップへ
 

全社員が対象の精算処理。期日厳守を伝えるいい方法は?

悩み 毎月末は領収書や清算書の精算処理で大忙し。
毎回、取りこぼしがないようにと、部門長に提出を促しています。このとき、社員へ直接呼びかけることができれば、未提出も少なくなると思うのですが、大勢なので個別の対処ができません。

HotBiz の既読確認付き「回覧板」を使えば、かんたんに個別通知を行えます。

使う機能 回覧板
  • 「回覧版」に知らせたい内容を記入します。
    回覧先のメンバーは選択できますが、上記の場合には"全員"を指定します。
  • 回覧に回覧先のメンバー名と既読状態が表示されます。
    必要であれば、コメントをもらうようにしましょう。
    回覧はファイルを添付することもできます。
回覧板で連絡する
大勢を対象にしながら個別に通知できる「回覧板」で、後のフォローも楽になります。
ページのトップへ
 

設備を効果的に使って欲しい

悩み 用意している設備や機器を、限られた社員だけで使用していますが、総務ではより多くの社員に、効率よく使用してもらいたいと考えています。

まずは HotBiz の「設備予約」で、状況を公開しましょう。
「設備予約」は、利用者が重複しないように予約制となっています。

使う機能 設備予約
  • 「設備予約」に社内の設備(応接室・会議室)などを登録します。
    共通で使用できるものなら、カメラや社用車も対象に入ります。
  • 社員に予約を入れてもらいます。
    「予定表」と連動させておけば、予定と設備の同時登録が可能になります。
紙による管理の無駄がなくなり、経費もシェイプアップ。
戻る ページのトップへ
  • サイトマップ
  • よくある質問
  • 機能一覧
  • グループウェアマニュアル
  • 契約者管理メニュー
  • パンフレット資料