グループウェアとは?
基礎知識やメリットを解説

グループウェアとは何かと問われると、あまりよく知らない方もまだまだたくさんいます。
導入している企業も多いグループウェア。
仕事を効率化する機能が揃っており、最近では在宅勤務やリモートワークでも使用されています。
そんなグループウェアの基礎知識や導入メリットについて、この機会に学んでみませんか?

目次

グループウェアとは?

グループウェアとは、社員同士のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化する複数の機能がひとつになったソフトウェアのことです。
リアルタイムで離れた場所にいる人とコミュニケーションがとれる『メッセージ』や、電子化された申請書で承認がかんたんな『ワークフロー』など、仕事をする上で発生するコストをとことん省き、日々の業務をサポートします。

クラウド型のグループウェアの場合、どこからでもアクセスできるので、在宅勤務やリモートワークでも活用できます。

グループウェアの主な機能

グループウェアには、日々の業務のさまざまな場面で役立つ機能が満載です。
グループウェアに搭載されている機能の中から、代表的なものを紹介します。
  • 予定表

    自分の予定はもちろん、メンバーの予定もすぐに把握できます。

  • メッセージ

    1対1のメッセージはもちろん、グループチャットとしても有能。

  • 設備予約

    会議室の空きや備品の貸し出し状況を把握し、素早く予約できます。

  • ワークフロー

    出先でも稟議書や諸申請をスムーズに確認することができます。

  • タイムカード

    メンバーの出勤状況の把握や管理をすることができます。

グループウェアのメリット

業務効率化

グループウェアのさまざまな機能を活用することで多くの手間を省き、素早い情報共有やコミュニケーションが可能になります。
また、グループウェアを利用することで、従来までの方法でかかっていた人為的なミスの削減にも繋がります。

働き方を選ばない

クラウドグループウェアは、時間や場所を気にせずいつでもアクセスして仕事を始められます。
在宅勤務やリモートワークなど、異なる勤務地で働く場合でも対応します。

申請書や報告書などの提出から承認までスムーズ

申請書や報告書などは電子化されているため、ハンコをもらいに行ったり郵送したりといった面倒な作業が発生しません。
紙の申請書と異なり失くす心配もなく、保管にかかる費用や場所も必要ありません。

グループウェアのコスト

グループウェアの利用で気になるのが費用です。
無料のものもありますがそれだけに制限もあり、有料で利用できるものは機能などが充実している傾向にあります。
利用する人数と料金から一人あたりの毎月かかるコストなどから算出した費用を参考にされると比較しやすくなります。

グループウェアの料金比較

100人の場合 200人の場合
HotBiz8 13,200円/月
1人あたり132円
13,200円/月
1人あたり66円
A社 55,000円/月
1人あたり550円
110,000円/月
1人あたり550円
B社 38,500円/月
1人あたり385円
77,000円/月
1人あたり385円
C社 44,000円/月
1人あたり440円
88,000円/月
1人あたり440円

クラウドグループウェアHotBiz8は、低コストで業務効率化を実現します

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