権限の設定

アクセス権限の設定をすることにより、各機能の利用において、各メンバーに閲覧、書き込み、削除ができるかどうかを決めます。
これによりメンバーによっては閲覧だけで書き込めなくしたりすることができます。

アクセス権限とは

HotBiz8 / TimeBiz の利用において、５種類あるアクセス権限をメンバーごとに設定することで、参照・書込・変更・削除といった行為を制限することができます。
これにより、「閲覧はできても、書込はできない」「閲覧も書込もできる」といったメンバー別にアクセス方法を指定することが可能になります。

権限の設定の基本

権限の主体は基本的にユーザーが所属する基本グループにあります。
そのため、個人のアクセス権限が設定されていない場合、メンバーの所属する基本グループのアクセス権限が使用されます。
個人のアクセス権限が設定されている場合はそちらが優先され、基本グループのアクセス権限によらず、個人のアクセス権限が使用されます。

基本的には、権限を発揮されるアクセス対象と、アクセス対象に対する権限の種類を選択し、画面下の「登録」を選択することで設定が完了します。
アクセス対象として、基本的にはユーザー個人を選択して設定します。

「予定表」機能では、グループ自体の予定を設定することができるため、アクセス対象をグループ単位で設定することができます。
「設備予約」「報告書」「ワークフロー」「キャビネット」「備品管理」機能は、各機能で設定済みの項目をアクセス対象として選択する必要があります。
「掲示板」機能は、掲示板のスレッド・カテゴリーをアクセス対象として選択する必要があります。
アクセス対象を設定しない機能は、機能そのものに対する権限を設定してください。

なお、全機能において、自分の書き込み及び作成した物についてはあらかじめ全権限があります。※

※自分の権限が書込権限しかない際に他のメンバーの書き込み等に対し返信の書き込み等をした場合、他のメンバーの権限が優先されるため自分が記入したものであっても削除できません。

設定方法

1.	画面右側の表で、アクセス権限を設定する側を「グループ」「個人」からタブで選択します。
2.	個人を選択した場合は「役職」「個人」からアクセス権限の設定をする個人及び役職を選択する必要があります。 権限を設定するメンバーの選択の際にグループによる表示の絞り込みをご利用ください。
3.	「予定表」機能に限り、グループか、個人の権限かを選択します。
4.	アクセス対象の欄の左側のラジオボタンをクリックします。 グループ全員をアクセス対象にしたい場合は、グループ名のラジオボタンをクリックしてください。 必ずはじめにアクセス対象を選択してからアクセス権限を指定してください。 アクセス権限を指定した後に対象を変更すると指定したアクセス権限は保存されません。
5.	再び画面右側の表で、アクセス権限を設定します。 選択中のグループに所属するメンバーが表示されます。 表示されているメンバーそれぞれに、名称の右側の欄から「権限なし」「読込権限」「書込権限」「全権限」のいずれかを選択し、ラジオボタンをクリックしてください。 「全選択」ボタンを押すことで表示中の一覧の権限を一度に選択できます。
6.	「登録」ボタンを押して、設定を確定します。設定が終わったら必ず押して下さい。

複数のグループに所属するメンバーの権限を設定する際の注意

複数のグループに所属するメンバーの権限を設定した場合、最後に設定した権限が優先されます。

【例・・・所属グループが「総務」と「営業」の山田さんの場合】

技術の予定表をアクセス対象とする場合に「総務」では書込権限、「営業」では読込権限としたい。
山田さんをグループ「総務」で書込権限に設定した後、グループ「営業」で読込権限の設定を行った。

この場合、最後に設定したグループ「営業」での読込権限のみが有効になっています。
山田さんを書込権限にしたい場合は、グループ「営業」の設定時に山田さんだけ書込権限にしておくか、全てを設定した後にあとから山田さんだけ書込権限に設定し直して下さい。